¿Estás cansado de la falta de visibilidad y control de tareas en tu equipo que ocasiona muchas veces que la productividad de tu empresa decaiga? Cuando esta realidad sucede, ni una planilla de Excel es capaz de ordenarte el día a día de la forma adecuada. ¿Te gustaría poder centralizar todos los flujos de trabajo en una misma plataforma?
Si estás buscando una herramienta de gestión de procesos y proyectos para tu empresa, SmartSuite es una plataforma que sin lugar a dudas deberías revisar, ya que combina una interfaz intuitiva, con alertas y automatizaciones que puede ser muy transformadora para muchas empresas que hasta ahora llevan su gestión usando herramientas inadecuadas, pero ahora estén buscando algo más profesional.
En este artículo, te contamos de qué se trata SmartSuite, cuáles son las principales ventajas y desventajas de implementarla en tu negocio y cuánto cuesta cada plan de suscripción.
SmartSuite es un software en la nube enfocado, entre otras cosas, en la gestión de tareas (work management) de origen norteamericano y pensado para que las empresas puedan desarrollar su trabajo en una plataforma centralizadora. Forma parte de una tendencia mundial en el software de herramientas no-code; esto quiere decir que están pensadas para que el usuario pueda usarla y configurarla sin necesidad alguna de poseer conocimientos de programación.
SmartSuite para que sirve
La plataforma cuenta con la flexibilidad suficiente para adaptarse a infinidad de business process; y también de integrarse con otros softwares, cuando se requieren capacidades específicas que no logran ser cubiertas por la herramienta. Sus funcionalidades principales se orientan en tres ejes:
- Asignación clara de responsables por tarea, proceso o proyecto.
- Fijación de fechas límites, compromisos y seguimiento tiempo.
- Reporte del estatus y alertas asociadas.
Project management con SmartSuite
Aprovechando las mismas capacidades, como gestor de proyectos, SmartSuite permite llevar adelante una gestión de proyectos completamente profesional. Tanto para los equipos que buscan algo simple, centrado solamente en el control del tiempo, alcance e inversión; hasta metodologías ágiles como scrum y asignación por puntos de esfuerzo, SmartSuite es una alternativa que poco tiene para envidiarle a sus competidores en esta categoría.
El mismo dato, múltiples perspectivas
Parte de la potencia de SmartSuite se despliega en las diferentes formas de visualizar la información, lo que permite al usuario enfocarse en la porción de información que le resulta relevante en cada tarea. Sin la necesidad de duplicar datos ni editar la información, SmartSuite permite convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros de kanban, calendario, mapas, gráficos y más.
De manera similar, cada vista puede ser filtrada y agrupada según la preferencia de cada área u equipo de trabajo. Esto es una funcionalidad clave para favorecer la colaboración y una correcta priorización de la carga de trabajo, lo que garantizará un customer success duradero.
Gestión de permisos: la clave para un uso corporativo
Un punto fuerte de SmartSuite sin lugar a dudas es que presenta uno de las mejores gestiones de permisos que existen entre herramientas de gestión similares. Todas las bondades de de este tipo de soluciones se ponen en juego si el software no logra restringir con éxito quienes pueden crear tableros, espacios de trabajo, modificar y extraer datos.
En este aspecto, SmartSuite lo resuelve en forma excelente. Los usuarios son creados con roles preasignados, limitando qué pueden hacer dentro de la cuenta en forma global. A este nivel se le añade una segunda capa de permisos, que limita la capacidad para visualizar y/o editar datos sensibles específicos dentro de las aplicaciones a las que el usuario tiene permitido ingresar.
Automatiza y enfócate en lo importante
Con la posibilidad de generar tareas recurrentes, crear alertas por vencimientos o notificar a las personas que deben tomar parte en cada etapa del proceso, lo esencial está cubierto.
Con mayor grado de expertise en la herramienta pueden construirse flujos de proceso robustos, que permiten replicar por ejemplo los niveles de permisos/autorizaciones propios de tipos de procesos más complejos.
Si bien también pueden lograrse automatizaciones más avanzadas en SmartSuite, es cierto que hasta el momento la interfaz para configurarlas está un punto por debajo de otras herramientas de productividad.
¿SmartSuite está disponible en español?
Recientemente, SmartSuite ha incorporado de forma nativa múltiples lenguajes, incluídos entre ellos el español, portugués, italiano, francés y demás. Por supuesto estos han sido incorporados al inglés, lenguaje original de la herramienta.
¿Puedo usar la aplicación desde el móvil?
Los usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo conectado a internet, ya sea que utilicen sistemas operativosAndroid o iOS.
A continuación, te compartimos los códigos QR para que puedas descargar SmartSuite en tu teléfono inteligente o tableta.
SmartSuite Academy
Uno de los productos más destacados de la herramienta para sacarle el máximo provecho es Academy, una plataforma educativa online que ofrece cursos y capacitaciones para aprender a utilizar SmartSuite. Esta plataforma online proporciona tutoriales, guías y formaciones específicas para ayudar a los usuarios a mejorar su rendimiento, tanto en entornos laborales como en proyectos personales.
Los cursos suelen abarcar desde aspectos básicos del uso de la herramienta hasta funciones avanzadas, ofreciendo formación tanto para principiantes como para usuarios experimentados con intenciones de maximizar sus habilidades con la plataforma.
SmartSuite Certification
La herramienta ofrece diversas certificaciones por completar los programas de formación diseñados para validar y reconocer el dominio de los usuarios en el uso de la plataforma. Estas certificaciones suelen estar estructuradas en diferentes niveles, cada uno enfocado en habilidades y conocimientos específicos.
Niveles de certificación
Existen 3 niveles de certificación para aprender a usar la herramienta:
- Básico: orientado a usuarios nuevos o principiantes. Cubre las funcionalidades esenciales de la plataforma, como la creación y gestión de proyectos, tareas, y la colaboración en equipo.
- Intermedio: para usuarios con cierta experiencia en la plataforma. Incluye el manejo de características más avanzadas, como la automatización de flujos de trabajo, la integración con otras herramientas y la personalización de dashboards.
- Avanzado: enfocado en usuarios expertos. Aborda la implementación de la herramienta a nivel empresarial, la gestión de múltiples proyectos complejos y la optimización de procesos para equipos grandes.
SmartSuite Integrations
La plataforma se destaca por su capacidad de integrarse con una amplia gama de herramientas y aplicaciones, lo que permite a los usuarios conectar sus flujos de trabajo y centralizar la gestión de proyectos y tareas en un único lugar. A través de integraciones nativas y mediante el uso de API, facilita la sincronización de datos y la automatización de procesos con aplicaciones populares como Slack, Google Workspace, Microsoft 365, y herramientas de CRM como Salesforce. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite a los equipos trabajar de manera más fluida, eliminando la necesidad de cambiar constantemente entre diferentes plataformas.
Conexión permanente con distintas fuentes de información
Además de las integraciones con herramientas de comunicación y productividad, la plataforma también se conecta con sistemas de almacenamiento en la nube, plataformas de marketing, y servicios de gestión financiera. Estas integraciones permiten a las organizaciones automatizar tareas repetitivas, como la actualización de bases de datos, la generación de informes, y la gestión de campañas de marketing, todo desde una sola interfaz.
SmartSuite Pricing: ¿Cuánto SmartSuite? ¿Tiene algún plan gratuito?
SmartSuite sigue un modelo comercial freemium; esto quiere decir que ciertas funcionalidades básicas pueden ser utilizadas en forma completamente gratuita, sin límite de tiempo.
Esto es también una ventaja en comparación a otras compañías que no disponen de planes gratuitos sino de pruebas temporales (conocidas como free trails) que suelen durar como máximo 30 días.
Poder usar la herramienta de forma gratuita permite a las empresas poder hacer una evaluación real mucho más profunda de la plataforma antes de decidir si vale la pena invertir dinero en adquirir funciones más avanzadas (aquellas que se desbloquean con una suscripción).
Planes disponibles (actualizado Febrero 2024)
Si bien los servicios en la nube suelen variar de precio, a continuación te compartimos los diferentes planes de tarifas disponibles para contratar SmartSuite.
Los precios están expresados por cada usuario, y en dólares estadounidenses para planes anuales, de pago mensual. Recuerda que esta es la única moneda en que hasta el momento se puede contratar un plan de pago.
Free (Gratuito)
- -Completamente gratuito. No requiere de tarjeta de crédito para probar la herramienta.
- -Pueden crearse hasta 5 soluciones.
- -Cada solución tiene un límite de 1.000 registros como máximo.
Team (Equipo)
- -USD 10 por mes, por usuario bajo contratación anual.
- -Pueden crearse soluciones en forma ilimitada.
- -Cada solución tiene un límite de 5.000 registros como máximo.
Professional (Profesional)
- -USD 25 por mes, por usuario bajo contratación anual.
- -Pueden crearse soluciones en forma ilimitada.
- -Cada solución tiene un límite de 50.000 registros como máximo.
Enterprise (Corporativo)
- -USD 35 por mes, por usuario bajo contratación anual.
- -Pueden crearse soluciones en forma ilimitada.
- -Cada solución tiene un límite de 200.000 registros como máximo.
¿Qué dicen los expertos sobre la plataforma?
En el mundo del software de gestión existen rankings independientes que comparan y analizan las herramientas de forma objetiva. Entre ellas, una de las principales a nivel mundial es G2 Crowd.
En su última evaluación del 2023 la calificación general brindada a SmartSuite fue de 4.8/5. Sus puntos más sobresalientes han sido la calidad de su nivel de soporte (9.9/10) y la facilidad de uso (9.4/10). En ambas calificaciones toma ventaja de más de 1 punto sobre el resto de las herramientas que compiten en el mismo segmento.
Por último, SmartSuite obtuvo el reconocimiento de "Software de Alto rendimiento" para el verano 2023, un importante premio que confirma el crecimiento de la herramienta.
¿Pensando en darle una chance?
Nuestra opinión profesional, luego de haber revisado montones de herramientas como monday.com; Trello, Asana, ClickUp, y muchas más es que SmartSuite es un jugador que se convertirá en un peso pesado.
Por su versatilidad, su precio competitivo y su facilidad de uso, SmartSuite tiene lo necesario para competir con las principales plataformas; y es difícil imaginar una empresa Pyme que no pudiera beneficiarse de implementar una herramienta como ésta en sus procesos.
Si te han convencido las funcionalidades de SmartSuite y estás considerando alguno de los planes para aplicarla en tu empresa, agenda una reunión con nosotros para que te ayudemos a sacarle el máximo provecho, como si fueras un SmartSuite partners.
